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對(duì)一些不了解這個(gè)行業(yè)的人來說，在做活動(dòng)策劃時(shí)，一定都不知道需要做些什么，下面說下在做活動(dòng)策劃時(shí)必須執(zhí)行的幾件事吧。
一、策劃層面
根據(jù)甲方的意圖，結(jié)合自身的優(yōu)勢(shì)，選擇時(shí)間、地點(diǎn)、形式、規(guī)模、參與者等。反復(fù)與甲方協(xié)商，最終確認(rèn)。
1、時(shí)間：根據(jù)活動(dòng)的推進(jìn)節(jié)點(diǎn)，和主要人物的時(shí)間表，選擇日期和時(shí)間。
2、高端商務(wù)活動(dòng)選擇五星級(jí)酒店或高級(jí)會(huì)所如突出藝術(shù)品位，還可選擇設(shè)計(jì)藝術(shù)酒店、畫廊、酒吧等如無特殊要求，不推薦戶外活動(dòng)，因?yàn)樘鞖庖蛩赜绊懱罂煽紤]走廊、灰色空間等半室外場(chǎng)地，要求室內(nèi)方案。
3、規(guī)模：結(jié)合甲方的需求，最大類別的品牌推廣可以在體育場(chǎng)舉行數(shù)千場(chǎng)演唱會(huì)等形式的一般品牌推廣活動(dòng)。
4、形式：如果以品牌推廣為目標(biāo)，可以是單向溝通，主要是在舞臺(tái)上，甲方指定的人員可以進(jìn)行說教、示范等，也可以增加論壇環(huán)節(jié)，邀請(qǐng)甲方品牌的相關(guān)人員，如學(xué)者、媒體人、客戶代表等，與甲方品牌的相關(guān)人員，如學(xué)者、媒體人、客戶代表等進(jìn)行交談。
二、客戶層面
1、2-4周提前應(yīng)該提供客戶，通過電話，文本消息傳送，微通道，微博，APP通知，海報(bào)和其他形式的請(qǐng)求最大廣度和深度。
2、活動(dòng)前一周確認(rèn)初步客人名單，再次聯(lián)系客戶確認(rèn)是否來。
3、在活動(dòng)前3天確認(rèn)客人名單，并再次與客戶聯(lián)系以確認(rèn)是否。
4、在活動(dòng)前一天確認(rèn)最終清單，并再次與客戶聯(lián)系以確認(rèn)是否。
5、在當(dāng)天的嘉賓表示熱烈發(fā)送短信提示，提醒活動(dòng)時(shí)間，地點(diǎn)，過程，氣象，著裝要求。
三、執(zhí)行層面
1、場(chǎng)地確認(rèn)：盡早確認(rèn)場(chǎng)地，簽訂場(chǎng)地租賃協(xié)議。
2、桌式：大圓桌、小圓桌、大西式長(zhǎng)桌（約30人）、小西式長(zhǎng)桌（約6人）、桌式、劇場(chǎng)式、u型、后型等。確保桌椅的數(shù)量和質(zhì)量（款式、材料、包裝等）符合要求。
3、準(zhǔn)備階段：確定舞臺(tái)搭建的大小和高度、地面材料，并在活動(dòng)前一天完成施工。
4、舞臺(tái)背景：LED確認(rèn)絲網(wǎng)印刷或背景板以確認(rèn)設(shè)計(jì)草案中，活動(dòng)前幾天需要確認(rèn)好，以保證當(dāng)天順利制作，安裝。
5、音響設(shè)備：確認(rèn)音響控制臺(tái)、電源箱、電線、線槽板、連接線、音響、話筒（手持式、鵝頸式、頭戴式等）、話筒架、電腦等設(shè)備在活動(dòng)開始前5小時(shí)到位，并在活動(dòng)開始前2小時(shí)調(diào)試完畢。
6、燈光設(shè)備：確認(rèn)光控制單元，照明架，各種燈，和電源線等設(shè)備，在適當(dāng)位置的情況下，前面的數(shù)字五個(gè)小時(shí)，在事件之前調(diào)試兩小時(shí)。
7、后臺(tái)：演員的穿衣、穿衣、等候空間。這項(xiàng)原則是促進(jìn)上下，不能讓演員通過觀眾來玩，也就是說，在觀眾看不到的時(shí)候。大表演，電梯和東西。
8、貴賓休息室：如有必要，您需要考慮移動(dòng)貴賓專線，服務(wù)人員，茶和點(diǎn)心，鮮花和其他安排。
9、車輛：確認(rèn)貴賓接送，客人車輛路線，停車位，安全指導(dǎo)等問題。
10、在活動(dòng)開始前一小時(shí)，所有演員都就位，而在活動(dòng)開始前半小時(shí)，所有的化妝都完成了。
11、歡迎禮節(jié)：將在活動(dòng)開始前兩個(gè)小時(shí)，事件建模前一小時(shí)完成。
12、過程控制：預(yù)先編制并下發(fā)小結(jié)（執(zhí)行表）給相關(guān)人員，模板如下：
13、可以把舞臺(tái)監(jiān)督想象成一個(gè)確保舞臺(tái)上一切按照劇本進(jìn)行的人，而不是一個(gè)主持人出現(xiàn)時(shí)卻不出現(xiàn)的人。
14、控制臺(tái)：每個(gè)活動(dòng)必須有一個(gè)“控制臺(tái)“，一般控制是活動(dòng)的“總導(dǎo)演“。一般控制并不在現(xiàn)場(chǎng)運(yùn)行，以找到每個(gè)人都能找到你的地方。在正式啟動(dòng)活動(dòng)之前，甲方的總控制站處于歡迎的位置，畢竟，客戶是活動(dòng)的最重要組成部分。
四、物料方面
1、活動(dòng)前1-3天，所有材料制作和安裝完畢。
2、獎(jiǎng)金、伴奏：提前完成選擇和購買3/7天，事件前2/5小時(shí)。
3、糧食酒：3-7天提前選擇完整的菜單，也可在酒店或菜單內(nèi)容的送茶外其余的，都經(jīng)過嚴(yán)格的質(zhì)量檢查。 1-2小時(shí)，然后將事件的地方。
4、提供用餐或喝茶時(shí)間必須安排至少一人服務(wù)，保持桌面整潔，幫助客人取得食物。
五、宣傳推廣方面
1、預(yù)先選擇媒體列表，事先邀請(qǐng)好的媒體記者，并做好登記表格。
2、書面新聞發(fā)布在媒體登記分發(fā)。
3、收集當(dāng)天或活動(dòng)后第二天各媒體發(fā)布的圖片和視頻報(bào)告。
4、編寫活動(dòng)摘要。集合活動(dòng)的結(jié)束。
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