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簽字簽約儀式活動是在商務交往中，被視為一項標志著有關各方的相互關系取得了更大的進展，以及為消除彼此之間的誤會或抵觸而達成了一致性見解的重大的成果。因此，它極受商界人士的重視。在商務交往中，人們在簽署合同之前，為了使有關各方重視合同、遵守合同，在簽署合同時，應舉行鄭重其事的簽字儀式。
1、要布置好簽約儀式場地
按照開業慶典儀式禮儀的規范，簽約桌應當橫放于室內。在其后，可擺放適量的座椅。簽署雙邊性合同時，可放置兩張座椅，供簽字人就座。簽署多邊合同時，可以僅放一張座椅，供各方簽字人簽字時輪流就座；也可以為每位簽字人都各自提供一張座椅。簽字人在就座時，一般應當面對正門。
在簽約桌上，循例應事先安放好待簽的合同文本以及簽字筆、吸墨器等等簽字時所用的文具。與外商簽署涉外商務合同時還需在簽約桌上插放有關各方面的國旗。插放國旗時，在其位置與順序上，必須按照禮賓序列而行。例如，簽署雙邊性涉外商務合同時，有關各方面的國旗須插放在該方簽字人座椅的正前方。
2、要安排好簽約時的座次
簽約時各方代表的座次，是由主方代為先期排定的。合乎禮遇的作法是：在簽署雙邊性合同時，應請客方簽字人在簽約桌右側就座，主方簽字人則應同時就座于簽字桌左側。雙方各自的助簽人，應分別站立于各自一方簽字人的外側，以便隨時對簽字人提供幫助。雙方其他的隨員，可以按照一定的順序在己方簽字人的正對面就座。也可以依照取位的高低，一次自左至右(客方)或是自右至左(主方)地列成一行，站立于己方簽字人的身后。當一行站不完時，可以按照以上順序并遵照“前高后低”的慣例，排成兩行、三行或四行。原則上，雙方隨員人數，應大體上相近。
在簽署多邊性合同時，一般僅設一個簽字椅。各方簽字人簽字時，須依照有關各方事先同意的先后順序，依次上前簽字。他們的助簽人，應隨之一同行動。在助簽時，依“右高左低”的規矩，助前人應站立于簽字人的左側。與此同時，有關各方的隨員，應按照一定的序列，面對簽字桌就座或站立。
3、要預備好待簽的合同文本
舉行簽約儀式，是一樁嚴肅而莊重的大事，因此不能將“了猶未了”的“半成品 ” 交付其使用；或是臨近簽字時，有關各方還在為某些細節而糾纏不休。在決定正式簽署合同時，就應當擬定合同的最終文本。它應當是正式的，不再進行任何更改的標準文本。
簽署涉外商務合同時，比照國際慣例，待簽的合同文本，應同時使用有關各方法定的官方語言，或是使用國際上通行的英文、法文。此外，亦可同時并用有關各方法定的官方語言與英文或法文。使用外文撰寫時，應反復推敲，字斟句酌，不要望文生義或不解其義而亂用詞匯。
4、要規范好簽字人員的服飾
按照規定，簽字人、助簽人以及隨員，在出席簽約儀式時，應當穿著具有禮服性質的深色西裝套裝、中山裝套裝，并且配以白色襯衫與深色皮鞋。男士還必須系上單色領帶，以示正規。
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